عليك أن تدرك أن الهدف الحقيقي لتخطيط المشروع ليس التحكم في المستقبل أو تحديد خط سيره بل التحكم في الأفراد وتوجيههم. فالخطة الجيدة هي التي تحدد الأدوار والمهام والمسؤوليات وتوزعها على المنفذين. وعلى ذلك تكون الخطة الواضحة دليلاً على وضوح رؤية مدير المشروع وتفهمه لأدوار العاملين المشاركين بالمشروع.
أنواع التخطيط
التخطيط أنواع ثلاثة:
١- تخطيط استراتيجي: ويكون على مستوى الشركة كلها، وهو طويل الأجل لمدة خمس سنوات أو أكثر. ويختص بوضعه وتنفيذه مديرو العموم، وهيئات الإدارة العليا. يتعلق التخطيط الاستراتيجي بقرارات الاستثمار وتدوير الأرباح وتسعير المنتجات والعلاقات مع الموردين والممولين والعملاء وتخصيص الموارد (وهي تختلف عن إدارة الموارد).
٢- تخطيط تكتيكي: ويكون على مستوى الأقسام والفروع، وهو متوسط الأجل وعادة ما يختص بوضعه وتنفيذه مديرو الأقسام والأفرع .LINE MANAGERS يتعلق التخطيط التكتيكي بعمليات التسويق ومناورات المنافسة والعلاقات العامة وبعض اعتبارات التشغيل وتعيين الموظفين وقياس الأداء وتقييمه وإدارة الموارد- وليس تخصيص الموارد.
٣- تخطيط وظيفي: هنا يأتي دور مديري المشروعات، فهم أصحاب هذا النوع من التخطيط. أفضل أساليب التخطيط الوظيفي للمشروعات هو التخطيط المرحلي قصير الأجل، حيث تخطط كل مرحلة تبعاً لدورة حياة المنتج، فدورك كمدير مشروع يرتكز على أداء فريق المشروع أكثر مما يرتكز على استراتيجية الشركة كلها. ولا ينبغي لك أن تسعى للتأثير على استراتيجية الشركة من خلال مشروعك.
خطة المشروع
في أبسط معانيها تعني الخطة طريقة السير من نقطة البداية للوصول إلى نقطة النهاية. الخطة هي خريطة التنفيذ، ولوضع خطة سليمة يجب أن يعرف المدير الطريق الممتد من نقطة البداية إلى النهاية، كما يعرف كيف يديره. أما المناطق التي لا يعرفها فعليه أن يتحسب لها، كأن يضع عليها مثلاً، علامة بهدف الالتفاف حولها بدلاً من الخوض فيها.
تتبع الخطة المرحلية للمشروع دورة حياة المشروع وذلك كالآتي:
١- مرحلة تطور الفكرة: التخطيط في هذه المرحلة يتضمن عمليات العصف الذهني وإدارة الاجتماعات وطرح الأفكار بخصوص المشروع وأساليب التنفيذ المرئية والأهداف الاستراتيجية للمشروع.
٢- مرحلة دراسة الجدوى: وفيها يتم تخطيط التقديرات المبدئية لتكلفة المشروع والعائد المتوقع بعد التشغيل وتكلفة البدائل المتاحة والعوائد منها. بناءً على نتائج هذه المرحلة تتحدد جدوى المشروع من عدمه. فلنأخذ مثلاً مشروع شراء حق استغلال منجم ذهب. تبدو تلك فكرة رائعة، ولكن بعد إخضاعها لدراسة جدوى سليمة يخبو بريقها شيئاً فشيئاً. فيجب حساب تكاليف البحث والاستكشاف ثم تكاليف الحفر ثم تكاليف نقل الخامة واستخلاص الذهب منها. هل من الأفضل الاعتماد على تأجير المعدات اللازمة لهذه العمليات من شركة أخرى أم شرائها؟ وبعد هذا كله يجب حساب المخاطرة التي تتعرض لها الشركة إذا ما قررت الحكومة مثلاً إلغاء حق استغلالها دون سابق إنذار. كل هذه الحسابات تدخل ضمن دراسة الجدوى. وفشل حسابات دراسات الجدوى هو السبب في وقوع عديد من مناجم الذهب بخسائر فادحة.
٣- مرحلة التخطيط المبدئي: يتم فيها تحديد العمليات الأساسية للمشروع وترتيب حدوثها وتوقيتاتها.
٤- مرحلة التخطيط التفصيلي: يتضمن تقسيم العمليات إلى مجموعات من المهام المترابطة وتحديد المختصين بالتنفيذ، بما في ذلك تحديد مواعيد تسليم ومناولة المهام التنفيذية للزملاء.
٥- مرحلة التنفيذ: هل تعتبر التنفيذ مرحلة من مراحل التخطيط؟ بالطبع. فأثناء التنفيذ تظهر الكثير من المواقف والأحداث غير المتوقعة والتي لم يحسب لها حساب في الخطة الموضوعة. لذلك وجب أن يضع مدير المشروع في اعتباره جميع الاحتمالات الممكنة أثناء التنفيذ والتي تتطلب اتخاذ إجراءات تصحيحية، وبناءً على ذلك يطبع خطة المشروع بسمة المرونة.
٦- مرحلة الاختبار والمراجعة: هنا تحدد سلطات الأفراد المسؤولين عن المراجعة وتقرير درجة جودة المنتج. فإذا بدأ الموظفون العمل دون تحديد سلطات وصلاحيات الأفراد المسؤولين عن درجة الجودة وضبط المنتج، ستجد كل موظف ينتج قطعاً مختلفة لا تتلاءم مع ما ينتجه زملاؤه، فيخرج المنتج النهائي مشوهاً، متضارب الأجزاء (نفس المعنى ينطبق على الخدمة).
وسائل تخطيط المشروع
١ ً- وسائل التخطيط المبدئي:
خريطة “جانت”:
تعتبر “خريطة جانت” GANTT CHARTS من أسهل طرق التخطيط المبدئي وأكثرها فعالية. فقد ابتكرها “هنري جانت” أثناء عمله كمدير لمشروعات صناعة الأسلحة أثناء الحرب العالمية الأولى، بغرض توضيح مراحل المشروع للمشاركين والمديرين. الآن يستخدم خبراء الجودة الشاملة خريطة “جانت” في ضبط عمليات الجودة.
تفيد خريطة “جانت” في توضيح المواعيد الأخيرة لإتمام كل مهمة DEADLINE
وهاك طريقة رسمها:
١- اكتب كل المراحل الأساسية للمشروع بالترتيب على الهامش الأيمن لورقة الرسم البياني.
٢- ارسم الفترة الزمنية للمشروع منذ بدايته إلى تاريخ الانتهاء منه، في أسفل الورقة من اليمين إلى اليسار في خط أفقي.
٣- ارسم مستطيلاً أفقياً أمام كل مرحلة من مراحل المشروع يوضح ميعاد بدايته ويمتد إلى ميعاد انتهائه.
٤- (خطوة لم يذكرها “جانت”): للمراحل المترابطة والتي تعتمد على بعضها زمنياً استخدم لوناً واحداً. أما للمراحل المنفصلة عن بعضها فاستخدم ألواناً مختلفة.
٢ ً- وسائل التخطيط التفصيلي
خرائط تدفق المهام:
إذا اعتبرنا خريطة “جانت” منظاراً مكبراً لمراحل وعمليات المشروع، فإن خرائط تدفق العمليات تصبح الميكروسكوب (المجهر) الذي نرى من خلاله أدق تفاصيل تلك المراحل والعمليات. فعلى حين تبين خريطة “جانت” الامتداد الزمني لكل مرحلة وكل عملية وتوضح علاقة الترابط بينها، فإن خرائط تدفق المهام تمنحك المزيد من التفاصيل. خرائط التدفق تقسم العمليات إلى مهام وتوضح لك متى يجب أن تبدأ كل مهمة ومتى يجب أن تنتهي، وما هو خط سير هذه المهام والأهداف التي يجب أن تحققها.
يمكنك رسم خريطة تدفق المشروع بسهولة، كالآتي:
١- قسم العمليات الأساسية للمشروع إلى مهام.
٢- ارسم مستطيلات واكتب داخل كل منها مهمة واحدة، تبعاً لترتيب كل مهمة.
٣- اكتب اسم القائم بالمهمة، وتاريخ الاستلام وتاريخ الانتهاء المحدد له.
٤- ارسم سهماً يخرج من مستطيل المهمة ليدخل في مستطيل المهمة التالية لها- الذي يحتوي بدوره على اسم متسلم المهمة ومواقيتها.
٥- كرر نفس الشيء مع كل مهمة.
٦- ارسم أسفل خريطة التدفق الفترة الزمنية للمشروع وقسمها طبقاً لكل مهمة.
- ملاحظات:
١- أثناء مرحلة التنفيذ احرص على عقد اجتماعات لمراجعة سير خريطة التدفق. وذلك كي تكتشف الاختناقات المحتملة قبل وقوعها وفي بداية حدوثها.
٢- خريطة التدفق أكثر تعقيداً وتشابكاً من خريطة “جانت”، فلا تيئس! لكن أيضاً لا تحاول أن تجعل خريطة التدفق أقل تعقيداً، فقط حاول أن تجعلها أكثر وضوحاً وانسيابية.
٣- دع خريطة التدفق تتعقد وتتشابك، حتى تصبح أنت توقيتاتها يومية، وتحتل مكانها في خريطة يومك DAY PLANNER وبذلك تتمكن من متابعة تنفيذها يومياً. فالخطة لا تفشل إلا نتيجة لعدم متابعتها، وعدم اكتشاف الاختناقات المحتملة في توقيت مبكر.
٤- توضح خريطة التدفق للمشاركين مدى اعتماد المشروع على جهودهم وضرورة انجاز مهامهم في المواقيت المحددة لها بالضبط، وإلا تعرض المشروع كله للخطر.
ولذلك فلخرائط التدفق أيضاً وظيفة تحفيزية بجانب وظيفتها التخطيطية.
